為何要事先編列預算？目的在知道明年度會有多少的成本支出而事先準備。年度預算的編列對IT部門來說，是很重要的一件事情，關係到業務如何推動以及運行。
然而，究竟預算該怎麼編列？項目又有哪些呢？
每年到了第四季，大部分的公司都要開始準備明年度的預算規劃作業，這時候常常會接到廠商電話來詢問明年度會有哪些專案要進行，預算數字是多少，很煩，但是如果確實有專案要進行，這時候廠商的報價就能夠幫上忙。

如果您第一次編預算，該如何下手呢？首先我們從到底有多少預算需要編列來看起。

就會計科目而言，與IT部門有關的部份大致上如下：

人事成本：薪資、福利、徵才費、紅利/加班費、教育訓練費、顧問諮詢費
硬體設備：升級、維修、設備採購、租借物品、組件更換
軟體費用：軟體採購、維護支援、升級、軟體授權
電信服務：電路租用、寬頻服務
耗材：印表機用品（紙、碳粉）、磁帶、光碟片
差旅費：會議、分公司出差
折舊費：硬體、軟體
廠房：辦公設備、家具桌椅
雜項支出：書籍/訂閱費、專業機構會員費、郵資、影印費
外部服務：災難修復、異地資料備援、其他服務
經常性支出：電話費、房租、水電費
專案費用：專案導入費用
修繕費用：機房設備維護費用

您會想，怎麼要估算這麼細啊！別緊張，有些科目是分攤費用，是由公司統一編列，再比例分攤到各部門的。

真正會需要提供數字的，大致上除了經常性支出、廠房、折舊費用與部分人事成本之外，其他都要估算其可能發生的費用。

不過從歷史的數據（或去年度的支出）都可以大致上參考。

我們先從人事成本看起：

1.人事成本:
主要是針對明年度可能新聘的人員進行估算（人力評估的部份，我們在後面的篇幅會說明），要提供給提供會計部門的是職等與人數，會計部們會依據公司規定的薪資、福利、徵才費、紅利/加班費等做出費用的估算，教育訓練費及顧問諮詢費，則視年度計劃中例行性或可能發生的專案所衍生的需求進行估算。

2.硬體設備：
依據硬體設備的保固與使用年限，檢討設備是否進行汰換/升級，是否因新專案的需求而新購設備？現有設備的維護合約是否到期等，可以先概估設備的規格，請廠商報價，作為預算編列的依據。至於公司新人報到所需的電腦設備，因為費用屬個別部門支付，所以並不在IT預算的編列範圍，當然如果是IT部門的新人需求，這部份就要編列進來。（不過得視每家公司的運作方式而定）

3.軟體費用：
同硬體設備一樣，這邊編列的也是屬於全公司會使用到或集中由IT部門管理的軟體，例如作業系統的採購、應用程式、公用程式等，系統/服務的維護合約，軟體升級，新增軟體授權費用等（例如微軟的各種授權費...最近就被微軟一直追殺當中[orz]）。我們通常會就幾個固定的授權費用進行估算，包括：防毒軟體、作業系統、Office等，再看其他系統是否有使用人數或授權的需求（如ERP使用授權）來編列。

4.電信服務：
公司對外使用的頻寬，包括電路租用與頻寬服務費用，這些大都屬於經常性的支出，是否有提昇/減少或臨時租用的需求？按照其發生的金額編列於試算表每個月的發生金額中。

5.耗材：
印表機用品（紙、碳粉）這部份我們公司是由總務統一採購，所以費用不屬於IT部門編列，而是由總務預估金額再分攤到各部門費用中，磁帶、光碟片、網路線等，預估一個金額備用。

6.差旅費：
是否因會議或至分公司出差，預估出差的人數與出差的月份，因職等不同，其差旅費的支出也會有不同，這邊提供職等人數後，會統一由會計部門編列。

7.雜項支出：
一般資訊工具書籍購買或雜誌的訂閱費、專業機構會員費大都歸類於雜項費用當中，郵資及影印費則統一由公司估算，再分攤到各部門費用中。

8.外部服務：
視公司營運規模，是否有災難修復、異地資料備援的服務需求而定。

9.專案費用：
年度計劃中，是否有新的導入專案，其發生的費用是當年度發生或是採攤提，因金額為數較大，所以列入專案費用當中（我們公司規定是超過 6 萬元），需另外說明其使用原因。

10.修繕費用：
機房設備如冷氣、機櫃、不斷電系統等，其維護費用大都固定，估算一個金額攤提到每個月份即可。

下圖即為我們公司年度預算編列的 Formate：

預算編列之後，重點在於怎麼樣讓老闆接受，畢竟老闆會從公司整體的角度來衡量各項支出的必要性與合理性。下一篇我將會就如何讓計劃與預算成型做說明。

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